Почему отчёт — это ваша защита от миллионных потерь
Представьте: вы перевели пять миллионов рублей новому поставщику, договор оформлен, но товар не прибыл и компания исчезла. Месяц спустя письмо от налоговой инспекции — контрагент оказался технической фирмой, теперь требуют пояснить, почему вы вообще с ней работали. Без отчёта о проверке контрагента вы беззащитны. С отчётом — можете отстоять вычеты и избежать штрафов.
Отчёт о проверке контрагента — это не справочник для архива. Это доказательство перед налоговой инспекцией, что вы действовали разумно. Формальная выписка из реестра больше не работает. ФНС требует реальных действий: анализ финансов, оценка рисков, фиксация выводов. Если вы не можете показать, что проверяли контрагента детально и вовремя, налоговики расценивают это как вашу причастность к схеме.
Должная осмотрительность и отчёт: связь с требованиями ФНС
Должная осмотрительность — это деловой стандарт, сформировавшийся из практики налоговых проверок. Суть: какие минимальные действия должен предпринять осторожный предприниматель перед отправкой денег незнакомому партнёру?
Закон не определяет это чётко. Вместо списка налоговики спрашивают задним числом: почему вы не заметили, что директор контрагента — массовый руководитель? Почему не запросили финансовую отчётность? Почему не проверили наличие ресурсов?
Отчёт о проверке контрагента решает проблему документально. Дата составления — критична. Если отчёт датирован после договора, это выглядит как попытка придумать объяснение. Если за две недели до договора — демонстрирует, что проверка была плановой.
Статья 54.1 НК РФ изменила подход: налоговики теперь смотрят не только на корректность расчёта налогов, но и на разумность выбора партнёра. Отчёт становится главным аргументом: вот проверка, вот факты, вот обоснованный вывод.
Три функции отчёта о проверке контрагента
Первая функция — минимизация коммерческих убытков. Перед крупной сделкой нужна уверенность: реально ли контрагент существует, способен ли выполнить обязательства, есть ли у него ресурсы? Отчёт помогает вычислить риски: есть ли производственные мощности, опыт, финансовая устойчивость. Данные позволяют принять осознанное решение: не работать вообще, либо работать, но с изменёнными условиями — меньшей предоплатой, поэтапными платежами, банковской гарантией.
Вторая функция — защита налоговых интересов. Если контрагент признан технической компанией налоговой, а у вас есть отчёт о проверке, составленный до договора, с анализом рисков и выводами — налоговая позиция укрепляется. Это уже не обвинение в мошенничестве, а техническое разногласие, которое часто удаётся разрешить через суд в вашу пользу.
Третья функция — стандартизация внутреннего контроля. Без единого подхода к проверке контрагентов всё зависит от людей: один проверяет скрупулёзно, другой игнорирует риски. Обязательный отчёт выравнивает процессы, снижает влияние человеческого фактора, позволяет службе безопасности централизованно оценивать качество проверки.
Структура профессионального отчёта
Титульная часть
Название: «Отчёт о проверке контрагента». Дата составления — юридический факт: датирование после договора выглядит подозрительно. ФИО и должность проверяющего с оригинальной подписью. Данные контрагента: полное наименование, ИНН, ОГРН.
Главное — четкое описание цели: «Проверка благонадёжности перед заключением договора поставки стоимостью 12 млн рублей» или «Переактуализация проверки в связи с планируемым увеличением объёма закупок». Цель определяет масштаб: для разовой мелкой сделки достаточно базовой информации, для долгосрочного партнёрства требуется углублённый анализ.
Источники информации
Внутренние источники: учредительные документы, выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении директора, паспортные данные руководителя, бухгалтерская отчётность за 2–3 года, справка о численности персонала, лицензии, договоры аренды.
Внешние источники: сайт ФНС, ЕГРЮЛ, картотека арбитражных дел, база ФССП, реестр дисквалифицированных лиц, сайт контрагента, отраслевые справочники.
Для каждого источника указывается дата обращения. Скриншоты и выписки прилагаются к отчёту. Платформы типа CheckPoint AI ускоряют проверку, анализируя контрагента по сотням параметров: от финансовой устойчивости до выявления признаков технической компании. Такие инструменты экономят время, но не заменяют профессиональное суждение — результаты нужно интерпретировать и сопоставлять с контекстом сделки.
Общие сведения о контрагенте
Дата регистрации показывает укоренённость на рынке. Статус — действующая, в ликвидации, в банкротстве? Действующая — нормально, остальное — риск.
Юридический адрес: массовый адрес (регистрировано сотни компаний) — красный флаг технической фирмы. Совпадает ли с фактическим местом деятельности?
ОКВЭД должен соответствовать профилю. Если компания позиционирует себя производителем, но в ОКВЭД только розница — несоответствие.
Руководитель: действительно ли назначен по уставу, не дисквалифицирован ли, сколько компаний одновременно возглавляет? Десятки компаний — либо супермен, либо номинал.
Налоговая дисциплина
Режим налогообложения: на общей системе — прозрачнее, на УСН — упрощённо. На УСН не положена НДС; если выставляет счета с НДС — нарушение.
Представление отчётности: компания, не сдавшая отчётность месяцы, выглядит заброшенной. Нулевая отчётность при заявленной деятельности — подозрительно.
Налоговые задолженности, штрафы, приостановления операций — факторы риска.
Финансовый анализ
Выручка за несколько лет: если контрагент предлагает 50 млн товара, а годовая выручка 30 млн — вопросы о ресурсах.
Прибыльность: стабильная прибыль — хороший знак, убытки требуют объяснений.
Активы: нет производственных мощностей при позиционировании производителя — минус.
Численность персонала: должна быть соизмерима с объёмом деятельности. Выручка 100 млн при одном сотруднике — подозрительно.
Судебные споры и кризис
Единичные иски на небольшие суммы — нормально. Массовые претензии о неисполнении — риск. Иски от налоговых органов, процедуры банкротства — максимальный риск. Множественные исполнительные производства без признаков исполнения — красный флаг.
Деловая репутация
Опыт выполнения аналогичных контрактов, благодарственные письма. Наличие сайта, активность в интернете, отзывы. Техническая фирма обычно не создаёт публичный образ. Систематические жалобы на невыполнение договоров — реальный риск.
Формулировка выводов и оценка рисков
Расплывчатые формулировки неэффективны. Налоговая скажет: вы сами не знали, что делать, поэтому и не проявили осмотрительность.
Низкий риск: все признаки надёжности налицо. Много лет на рынке, положительная история, стабильные финансы, достаточные ресурсы, нет судебных проблем. Рекомендация: работать на стандартных условиях.
Умеренный риск: отдельные настораживающие факторы, но не критичные. Молодая компания, но опытный руководитель; несколько судебных споров, разрешённых мирно; нестабильные финансы, но позитивный тренд. Рекомендация: работать с дополнительными мерами — сместить предоплату с 100% на 30–50%, разбить платежи на этапы, потребовать банковскую гарантию, включить усиленные штрафы.
Высокий риск: множественные признаки проблемности. Массовый адрес, директор-номинал, нулевая отчётность при крупных оборотах, отсутствие ресурсов, банкротство, множественные иски о неисполнении. Рекомендация: работать нельзя. Или минимальная предоплата (10–20%) с обязательным страхованием и правом одностороннего отказа.
Каждый вывод привязан к фактам: «Риск высокий, поскольку: адрес массовый, директор руководит 28 компаниями, отчётность нулевая при выручке 100 млн, в арбитраже 5 исков о неисполнении за год». Такая детализация показывает, что оценка не произвольна.
Типичные ошибки
Первая: отчёт без приложений. Без доказательства все претензии налоговой справедливы.
Вторая: механическое переписывание данных без анализа. Просто скопированы куски выписок, выводов нет.
Третья: игнорирование красных флагов. Видит множество рисков, но их не упоминает, предпочитая позитивные факты.
Четвёртая: отчёт датирован после договора. Выглядит как задумка задним числом.
Пятая: отчёт ради галочки. Два часа работы, одна выписка, шаблон, подпись. Это имитация, не реальная проверка.
Встроение в систему контроля
Разработайте положение о проверке контрагентов. Определите: кто запрашивает, кто проводит, какие источники, какие согласования, кто принимает решение. Назначьте ответственного отдел (юридический, служба безопасности, комплаенс) независимый от менеджеров. Установите процедуру согласования: главный бухгалтер (налоги), финдиректор (финансы), руководитель проекта (коммерция), итоговое решение — генеральный директор.
Создайте картотеку контрагентов с досье, договорами, актами, переговорами. Периодически актуализируйте: для постоянных партнёров ежегодно, при смене руководства, резком увеличении объёма, появлении проблем.
Два примера из практики
Пример 1: Торговая компания закупила 18 млн товара у нового поставщика. При камеральной проверке налоговая заинтересовалась низкими ценами. Компания представила развёрнутый отчёт, датированный за три недели до договора, с документами, скриншотами, анализом финансов. Налоговая проверила контрагента и сняла претензии. Компания избежала доначисления 2+ млн налога.
Пример 2: Строительная фирма нашла подрядчика с привлекательной ценой, провела элементарную проверку (только выписка и лицензии), заключила договор с 70% предоплатой — 7 млн рублей. Через две недели подрядчик исчез. Выяснилось — банкротство началось два месяца назад. Это было видно в картотеке арбитражных дел. Компания вернула менее 10%, потеряв 6+ млн.
Чек-лист для контроля качества
- ☐ Датирован до договора?
- ☐ ФИО проверяющего с подписью?
- ☐ Четкая цель проверки?
- ☐ Все источники с датами?
- ☐ Внутренние и внешние источники указаны?
- ☐ Проверены регистрация, статус, адрес, ОКВЭД, руководитель?
- ☐ Налоговая дисциплина, отчётность, задолженности?
- ☐ Финансовый анализ за 2–3 года?
- ☐ Судебные споры и банкротства?
- ☐ Деловая репутация и опыт?
- ☐ Однозначная оценка риска?
- ☐ Выводы привязаны к фактам?
- ☐ Конкретные рекомендации по условиям?
- ☐ Приложены все документы?
- ☐ Согласован с ответственными?